REGULAMENT

PENTRU PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În vederea protecției datelor cu caracter personal utilizate la nivelul Asociației de Arbitraj Instituționalizat (prescurtat A.A.I.) și ale structurilor din componența acesteia, A.A.I. adoptă următoarele măsuri:

Capitolul I.
Datele personale ale angajaților asociației

Art. 1. Angajații Asociației de Arbitraj Instituționalizat vor semna un acord privind prelucrarea de către A.A.I. a datelor personale ale acestora în vederea realizării obiectivelor și scopului asociației – Anexa nr. 1.

Art. 2. Dosarele de personal ale angajaților vor fi păstrate în fișete metalice sigilate.

Art. 3. Dosarele angajaților Asociației de Arbitraj Insituționalizat vor cuprinde următoarele documente: opis privind documentele din dosar, acord privind utilizarea datelor personale, acord de păstrare a confidențialității datelor și informațiilor vehiculate la nivelul asociației, contract de muncă, decizii și acte adiționale la contractul de muncă, carte de identitate, certificat de naștere și căsătorie și alte documente de stare civilă, documente privind studiile liceale și universitare, cazier judiciar (care va fi reînoit anual), fișă medicală (care va fi reînoită anual).

Art. 4. Utilizarea datelor personale ale angajaților în afara asociației va fi anunțată acestora în termen de 5 zile de la data prelucrării lor (prin prelucrare înțelegându-se completarea unor situații, tabele alte înscrisuri cu numele, prenumele, domiciliul, CNP – ul, număr și serie carte de identitate, număr de telefon, adresă de e-mail).

CAPITOLUL II.
datele personale ale arbitrilor și candidaților la examenul de primire în profesia de arbitru

Art. 5. Arbitrii/candidații la examenul de primire în profesia de arbitru vor semna un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Art. 6. Dosarele de personal ale arbirilor vor fi păstrate în fișete metalice sigilate.

Art. 7. Dosarele arbirilor vor conține următoarele documente: acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal, acord de confiență, cazier judiciar (care va fi reînoit anual), adeverință medicală (care va fi reînoită anual), curiculum vitae, cerere de înscriere pe tablou, cerere de suspendare a activității (acolo unde este cazul), cod unic de identificare fiscală.

Art. 8. Dosarele candidaților vor cuprinde: acord de prelucrare a datelor personale, declarație privind acceptarea regulamentului de examen, cerere de înscriere, curriculum vitae, carte de identitate, certificat de naştere, certificat de căsătorie, diploma de licenţă/adeverinţă provizorie, dovada promovării unui examen într-o altă profesie juridică*,  cazier judiciar, adeverinţă medicală, taxă de înscriere.

Art. 9. Utilizarea datelor personale ale arbitrilor în afara asociației va fi anunțată acestora în termen de 5 zile de la data prelucrării lor (prin prelucrare înțelegându-se completarea unor situații, tabele alte înscrisuri cu numele, prenumele, domiciliul, CNP – ul, număr și serie carte de identitate, număr de telefon, adresă de e-mail).

 CAPITOLUL III.
datele personale ale părților și terțelor persoane implicate în litigiile supuse soluționării Tribunalului Permanenet de Arbitraj Instituționalizat

 Art. 10. Dosarele cauzelor aflate în lucru vor fi păstrate în fișete metalice sigilate la care vor avea acces doar peședintele Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat și/sau persoana anume desemnată de către acesta.

 Art.11. (1) Primirea dosarelor de la reclamanți sau de la apărătorii acestora se va face de căre președintele Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat sau persoana desemnată în acest scop.  Înscrisurile primite vor fi menționate în opisul dosarului, indicându-se numărul de file al acestora. (Anexa nr. 2)

(2) Paginile albe vor fi marcate cu o ștampilă cu următorul conținut „PAGINĂ ALBĂ”.

Art. 12. (1) Toate dosarele aflate pe rolul Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat vor avea atașat un Tabel cu persoanele care au avut acces la dosar (Anexa nr. 3).

 (2) Tabelul va fi completat de către toate persoanele care au studiat dosarul sau au avut acces la acesta.

(3) Persoanele care solicită accesul la un dosar aflat pe rolul Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat  ( cu excepția arbitrilor desemnați în cauză, a asistentului arbitral și a președintelui Tribunalului sau a persoanei desemnate de acesta pentru gestionarea dosarelor) înainte de a primi dosarul trebuie sa semneze un acord prin care se obligă să păstreze confidențialitatea datelor și informaațiilor din dosarul respectiv.

Art. 13. (1) Este interzisă orice formă de multiplicare a dosarelor aflate pe rolul Tribunalului sau în arhiva acestuia fără aprobarea scrisă a președintelui Tribunalului.

(2) Este interzisă înregistrarea ședințelor de arbitraj organizate la nivelul Tribunalului.

(3) Este interzisă, fără aprobarea scrisă a președintelui Tribunalului, participarea la ședințele de arbitraj a altor persoane decât cele care au calitatea de părți, intervenieinți, chemați în garanție, apărători, mandatari, experți, interpreți și traducători.

Art. 14. Arbitri desemnați în cauze vor primi dosarele pentru studiu sau soluționare direct de la președintele Tribunalului/ persoana desemnată de acesta pe bază de semnătură și le vor returna aceleeași persoane de la care le-au primit.

Art. 15. (1) Dosarele aflate pe rolul Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat nu vor fi scoase de către arbitri, asistenți arbitrali sau de către alte persoane din sediul Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat.

(2) Transportul dosarelor de la sediul Tribunalului către o altă locație se va face numai cu aprobarea scrisă prealabilă a Președintelui Tribunalului sau a personei desemnate de către președinte.

(3) Transportul de la sediul Tribunalului către o altă locație și înapoi se va face numai în prezența a două persoane care au calitatea de arbitri sau asistenți arbitrali sau personal angajat al tribunalului.

Art. 16. (1) Conținutul în format electoronic al dosarelor aflate pe rolul Tribunalului va fi păstrat pe suport electronic de stocare a datelor (stik, disc compact etc.) pe tot parcursul judecării cauzei.

(2) Dosarul în format electronic va fi postat pe laptop înainte de începerea ședinței de arbitraj și va fi șters după finalizarea ședinței (după ce este salvat pe suportul electronic de stocare a datelor.

(3) Dosarul în format electronic va fi șters de pe suportul de stocare la 30 de zile de la data la care confirmarea de primire a comunicării s-a întors la sediul Tribunalului.

Art. 17. (1) Dosarele vor fi numerotate, șnuruite și certificate de o comisie formată din trei persoane, din rândul arbitrilor/asistenților arbitrali care au făcut parte din tribunalul arbitral care a soluționat cauza.

 (2) În situația în care dosarul a fost judecat de un arbitru unic, din comisie va face parte asistentul arbitral și președintele/vicepreședintele Tribunalului.

(3) Numerotarea, șnuruirea și certificarea dosarelor se va face în termen de 30 zile de la data la care confirmarea de primire a hotărârii arbitrale a fost returnată Tribunalului.

(4) Membrii comisiei de numerotare, șnuruire și certificare vor întocmi un Proces-verbal în care vor consemna componența comisiei și numărul de pagini al dosarului.

Art. 18.  (1) Dosarele arhivate vor fi păstrate în fișet/dulap metalic sigilat, care se va deschide o singură dată pe lună în prezența unei comisii formată din trei persoane.

(2) Deschiderea și închiderea fișetului/dulapului metalic va fi consemnată într-un proces-verbal, încheiat în acest sens.

(3) Dosarele vor fi aranjate în bibliorafturi, pe ani calendaristici, în ordinea numerelor de înregistrare.

Art. 19. (1) Dosarele în care prin hotărâre arbitrală s-a declinat competența către o instanță judecătorească, instanță arbitrală sau către o altă entitate jurisdicțională vor fi numerotate, șnuruite și certificate, în conformitate cu dispozițiile art. 17 din prezentul Regulament.

(2) Acestea vor fi trimise prin trimitere poștală cu conținut declarat  sau vor fi depuse de către un delegat al Tribunalului la instituția în favoarea căreia s-a declinat competența de soluționare a cauzei.

(3) Dosarele vor fi însoțite de  Exemplarul nr. 1 al procesului verbal de numerotare, șnuruire și certificare, precum și de Exemplarul nr. 1 al adresei de declinare a competenței.

(4) Exemplarul nr. 2 al procesului verbal de numerotare, șnuruire și certificare, Exemplarul nr. 2 al Adresei de declinare a competenței, un exemplar original al Hotărârii arbitrale, precum și dovada primirii dosarului de către instituția în favoarea căreia s-a declinat competența vor fi păstrate într-un dosar care va fi înregistrat în Registrul arhivei cu numărul dosarului declinat.

Art. 20.  La nivelul Tribunalului Permanent de Arbitraj Instituționalizat va fi înființat un Registru de arhivare (Anexa nr. 4), în care vor fi consemnate toate dosarele arhivate, pe ani și în ordinea numerelor de înregistrare.

Art. 21. (1) Înscrisurile din dosarele anulate pentru netimbrare sau insuficienta timbrare, în care nu au fost întocmite acte procedurale către alte părți în afară de reclamant, cu excepția hotărârii arbitrale, vor fi distruse prin ardere sau tocare, în termen de trei ani de la pronunțarea hotărârii.

          (2) Hotărârea arbitrală și procesul verbal de distrugere a înscrisurilor menționate la alin. (1) vor fi păstrate în arhivă într-un dosar care va fi înregistrat sub numărul dosarului inițial.

Art. 22. (1)Dosarele depuse/ trimise prin corespondență la Tribunal, care nu au fost înregistrare pentru neplata taxei de înregistrare vor fi distruse pe bază de proces-verbal de către o comisie formată din trei arbitri și /sau asistenți arbitrali.

Pricesul verbal încheiat cu această ocazie va fi păstrat în cadrul unui dosar constituit în acest sens.

Art. 23. (1) Mapa cu hotărârile arbitrale va fi organizată pe ani, în ordinea de numerotare a hotărârilor. Hotărârile arbitrale vor fi înscrise în opisul acesteia (Anexa nr. 5).

(2) Mapa cu hotărâri va fi păstrată separat de dosarele în care au fost pronunțate hotărârile.

Art. 24.  (1) Spațiile unde sunt păstrate dosarele aflate pe rolul Tribunalului, precum și cele arhivate trebuie să fie asigurate cu gratii la ferestre și la ușa de intrare.

          (2) Spațiile în care sunt păstrate dosarele aflate în lucru sau arhivate vor fi dotate cu senzori împotriva incendiilor și inundațiilor.

 Art. 25 Asociația de Arbitraj Instituționalizat va încheia o asigurare de malpraxis.

Art. 26. Prezentul Regulament va fi completat și modificat ori de câte ori este nevoie.

ANEXE REGULAMENT 

DESCARCA SI PRINTEAZA

regulament GDPR tribunalul permanent de arbitraj institutionalizat anexe